ІНСТРУКЦІЯ ПО ЕКСПЛУАТАЦІЇ АРМ "ЗВІТ"

(система підготовки звітності)

Запуск та початкове адміністрування системи

Натисніть кнопку "Пуск" на робочому столі Windows, виберіть пункт "Програми" та знайдіть групу ZVIT (назва може бути іншою, в залежності від того, як Ви назвали групу). Виберіть режим запуску системи, наприклад ZVIT WIN. Після запуску програми на екрані монітора з'явиться робочий стіл "ЗВІТ" з кнопками "Настройка", "Картка установи", "Картотека звітності" та "Настройка імпорту звітності "(кнопки можуть бути і іншими), а також кнопкою "Пуск" в нижньому лівому кутку стола. Кожна кнопка запускає один з модулів системи.

Натиснувши кнопку "Пуск", Ви побачите дві групи пунктів. Верхня вміщує всі модулі системи, до яких можливе підключення кнопок швидкого запуску; в нижній знаходиться запуск модулю адміністратора та службових режимів.

Якщо в системі буде працювати більше одного користувача, доцільно проадмініструвати систему, розділивши повноваження користувачів. Для цього потрібно запустити модуль "Адміністратор".

Виберіть та запустіть пункт "Робочі місця".

Загальні;
Меню;
Кнопки.

Одне робоче місце вже внесене до списку. Ви можете в разі потребі змінити його. Натисніть клавішу "Ins-Створити". У правому вікні заповіть найменування робочого місця. Після натискання "F2-Зберегти" воно автоматично зкопіюється в ліве поле під списком робочих місць. Таким чином можна створити декілька робочих місць.

Кожне робоче місце може мати власне меню. Для його створення встановіть курсор на назву відповідного робочого місця та перейдіть на закладку "Меню" . Перейти можливо клацнувши курсором мишки на "корінці" закладки, або натиснувши одночасно "Alt-Стрілка праворуч/ліворуч". В правому вікні відображене "Головне меню" з уже існуючими пунктами. Щоб змінити меню, натисніть "Tab" та переведіть курсор у праве вікно. При натисканні клавіші "F4-Створити" в лівому вікні з'явиться головне меню програми. Всі непотрібні пункти в правій частині вікна видаляються після наведення курсора за допомогою клавіші "F8-Вилучити".Відсутні, але необхідні пункти копіюються у "Головне меню" після вибору їх у лівій частині вікна за допомогою клавіші "F5-Копіювати". Таким чином, у залежності від робіт, що будуть виконуватись на робочих місцях, формуються індивідуальні меню.Для виходу натисніть клавішу "ESC".

Відповідно до створених меню необхідно скопіювати кнопки на робочий стіл. Встановіть курсор на відповідне робоче місце та перейдіть на закладку "Кнопки". Натисніть клавішу "F4-Змінити". В лівому вікні з'явиться наше меню. Встановіть курсор на потрібний підпункт меню і натиніть клавішу "F5-Копіювати". Даний підпункт автоматично зкопіюється в праве вікно. Повторіть з усіма підпунктами, після чого натисніть клавішу "F2- Зберегти" та "ESС" для виходу з даного вікна. При запиті системи підтвердьте необхідність збереження змін.

Для подальшого адміністрування системи виберіть пункт "Користувачі". Перед Вами з'явиться вікно, розділене на дві частини. Ліворуч формується список користувачів. Один користувач - Адміністратор вже присутній в списку.

Загальні;Робочі місця.

Користувач;
Повне ім'я;
Пароль;
Посада;
Телефон

Внизу екрана розташовані так звані "гарячі клавіші", що постійно використовуються в роботі.

Для того, щоб внести користувача, необхідно натиснути на клавішу "Insert- Створити" у нижній частині екрана або на клавіатурі. При цьому курсор автоматично переміститься в праве поле напроти пункту "Користувач". В поле слід записати ім'я, під яким користувач буде надалі входити в дану систему. Напроти пункту "Повне ім'я" можна записати повне ім'я користувача. Далі знаходиться пункт "Пароль", де записується пароль (при необхідності), під котрим користувач буде заходити в дану систему.

Таким самим чином заповнюються інші пункти.

Після того, як поля будуть заповнені, потрібно натиснути на клавішу "F2-Зберегти" у нижній частині екрана або на клавіатурі. При цьому "Користувач" і "Повне ім'я" автоматично копіюється з правого вікна в ліве.

Таким чином формується повний список користувачів системи. Внесених в систему користувачів необхідно "прив'язати" до робочих місць. Для цього наведіть курсор на користувача та перейдіть до закладки "Робочі місця" у правій частині вікна. Натисніть "F4-Змінити". З'явиться вікно "Прив'язування робочих місць та підприємств", що вміщує список створених робочих місць. Виберіть необхідне робоче місце та відмітьте його, використовуючи клавішу "Пробіл". Після цього натисніть кнопку "ОК" та клавішу "F2-Зберегти" у нижній частині екрана або на клавіатурі . Повторіть описану процедуру для всіх користувачів.

Для виходу з режиму "Користувачі", потрібно натиснути клавішу "Esc" на клавіатурі або насподі екрана і повернутись до списку пунктів меню адміністратора.

Зміна робочого місця (може не бути);
Реєстрація під іншим ім'ям;
Вихід із програми.

В залежності від потреб виберіть відповідний пункт, ввімкніть радіокнопку клавішею "Пробіл" та натисніть необхідну кнопку у вікні.

Початок роботи користувача із системою.

Ввійдіть в систему. На екрані з'явиться вікно запиту імені та паролю користувача. Після заповнення даних пунктів натисніть клавішу "OK" (лівою клавішею миші або клавішею "Enter"). Після проробленої операції Ви потрапите до робочого столу "ЗВІТ", де розташовані кнопки "швидкого запуску", і клавіша "Пуск" в нижній частині екрана.

Для того, щоб розпочати роботу з системою, зайдіть в модуль "Настройка" та виберіть закладку "Параметри". Введіть дату в поле "Початок експлуатації ". Для цього клацніть мишкою на кнопку праворуч поля, або натисніть клавішу "F3-Довідник". Виберіть місяць початку експлуатації системи і натисніть "Enter".

УВАГА!
Період початку експлуатації повинен бути хоча б на місяць меншим реального. Наприклад, якщо Ви починаєте експлуатацію системи в березні, в поле повинен бути введений "лютий". Для початку роботи з регулярною звітністю емітентів, найкраще встановити період листопад 1999р.

Натисніть стрілку праворуч, "Enter" або "Tab". Курсор переміститься в поле праворуч. Введіть рік початку експлуатації. Збережіть внесені дані, натиснувши клавішу "F2-Зберегти" у нижній частині екрана або на клавіатурі.

Вийдіть з модуля "Настройка" та перейдіть в модуль "Картка установи". Переміщуючись по полях та закладках, заповніть усі реквізити Вашої установи. Дати в поля вносять послідовним введенням шести цифр без роздільників (наприклад, 060200 для 6 лютого 2000 р.).

Якщо Ви користуєтеся цифровою клавіатурою (праворуч), попередньо переконайтесь, чи світиться індикатор NumLock. Якщо він не світиться, натисніть однойменну клавішу під індикатором.

Якщо поруч з полем з'явиться зображення кнопки, інформація в це поле вноситься з довідника. Клацніть мишкою на кнопку, або натисніть клавішу "F3-Довідник" і виберіть необхідний запис. По клавіші "F7-Пошук" можливий пошук запису у довіднику.

Заповнивши усі поля, збережіть введену інформацію, натиснувши клавішу "F2-Зберегти".

Система до експлуатації готова.

Робота з реєстром звітів.

Запустіть модуль "Картотека звітності". Перед Вами відкриється вікно "Реєстр звітів". На початку експлуатації реєстр порожній.

Реєстр
Правка
Вигляд
Сервіс
?

З меню здійснюється керування усіма режимами, реалізованими в АРМ!

Під меню - поля "Розділ" та "Період".

Короткий код (форми звітності)
Найменування (форми звітності)
Статус/Друк (Чернетка - Перевірений / Був - Немає)

У самому низу вікна знаходиться рядок підказок, у якому синім кольором виділені "гарячі клавіші", а чорним - їхні функції. "Гарячі клавіші" керують основними, найбільш часто застосовуваними режимами. У кожному вікні, в залежності від режиму, кількість і склад "гарячих клавіш" можуть змінюватися, але функції їх залишаються незмінними. Далі вміщується інформація про поточну мову, дату і час.

Подібну структуру мають всі вікна системи

У першу чергу необхідно переконатися, що період, за який вводиться звітність, відповідає періоду, встановленому в "ЗВІТ". Поле "Період" знаходиться над реєстром під рядком меню.

У разі потреби зміни періоду наведіть курсор миші на одну із стрілок (вгору, вниз) біля поля періоду і клацніть лівою кнопкою. Період зміниться . При необхідності повторіть.

При керуванні з клавіатури натискаючи "TAB" переведіть курсор у поле "Період". При цьому активізується поле періоду (біля поля з'явиться значок із трикутником).

Натисніть "F3" - Довідник. У випадаючому меню з'явиться реєстр доступних періодів. Переміщуючись стрілками вгору або вниз виберіть необхідний період . У випадку, якщо Ви не бачите необхідний місяць, наведіть курсор на цифру року і натисніть "ENTER". При цьому реєстр розкриється і з'являться відповідні місяці. Виберіть необхідний і натисніть "ENTER". Переконайтесь, що встановлено необхідний період.
Натисніть "TAB". При цьому курсор переміститься в "Реєстр пакетів форм звітності".

Так само виберіть необхідний розділ звітності. Розділ вказує, для якого саме органу буде формуватись пакет звітності, і вміщує лише ті форми, які цей орган приймає.

Вибравши розділ та період, переведіть курсор у вікно реєстру звітів. Щоб додати форму звітності до реєстру, натисніть "INSERT" - Створити. При цьому відкриється вікно "Вибір форми за період…". Стрілками "вгору" або "вниз" виберіть потрібну групу форм і натисніть "ENTER". З списку, що відкрився, виберіть необхідну форму і знову натисніть "ENTER".

Деякі форми звітності логічно пов'язані між собою. Для них реалізована можливість автоматичного переносу даних із додатків (підпорядкованих форм ) в основну (крос-підстановка). Так, при введені "Декларації про прибуток підприємств" (група "Прибуток" розділу "Податкова звітність") у першу чергу вибирайте додатки (бажано за абеткою) і лише після цього самому декларацію.

На екрані з'явиться реєстр звітів із внесеною необхідною Вам формою. Натисніть "ENTER". Ви увійдете всередину форми. Переміщуючи курсор по полях вводу за допомогою стрілок, внесіть цифрові значення у відповідні поля.

Курсор переміщається тільки по тих полях, у які можливе введення інформації. Тому частина форми може перебувати за межами видимої частини екрана. При необхідності бачити форму незалежно від положення курсору, натисніть "SHIFT", і не відпускаючи її, переміщайте форму стрілками по екрану.

У більшості форм звітності реалізований механізм внутрішнього розрахунку. Тому, помістивши курсор у підсумковий рядок, натисніть "F5" - Розрахувати форму.При цьому розрахунок відбудеться автоматично.

У випадку, якщо Ви помилились і ввели хибне значення, виведіть курсор із помилкового поля, поверніться у нього знову і повторіть введення.

По закінченні введення інформації у форму, натисніть "F2" - Зберегти, після чого натисніть "ESC" - Вихід. Ви повернетесь до реєстру.

Для вводу наступної форми знову натисніть "INSERT" - Створити і повторіть всі дії.

У процесі роботи може виникнути ситуація, коли розрядність представлення цифрових значень у документі і формі різні (наприклад у тисячах з одним десятковим знаком і з трьома десятковими знаками). При необхідності представлення цифр у формі можна змінити. Для цього, в разі поодиноких випадків:

Наведіть курсор миші на пункт "Правка" у меню і клацніть лівою клавішею миші. У меню, що випало, виберіть пункт "Одиниця виміру сум" і знову клацніть лівою кнопкою. З'явиться віконце з можливими варіантами представлення чисел. Двічі клацніть лівою кнопкою на необхідному пункті, після чого клацніть на кнопці "ОК". Буде встановлена необхідна розмірність.
При керуванні з клавіатури натисніть клавішу "F10" - Меню. Стрілками вправо - вліво виберіть пункт "Правка". Стрілками вгору - вниз виберіть пункт "Одиниця виміру сум". Натисніть "ENTER". З'явиться віконце з можливими варіантами представлення чисел. Стрілками вгору - вниз виберіть необхідну радіокнопку. Натисніть <пробіл>. При цьому в білому колі з'явиться чорна крапка. Натисніть "TAB" декілька разів, поки не активізується кнопка "ОК" (стане світлішою). Натисніть "ENTER". Буде встановлена необхідна розмірність.

Якщо змінювати розмірність необхідно часто, простіше натиснути "ALT" і не відпускаючи її, натиснути латинську "I". При цьому з'явиться віконце з можливими варіантами представлення чисел. Подальші дії - як описано вище.

При вводі необхідно стежити, щоб у пов'язаних форм звітності була встановлена однакова розмірність. В іншому випадку при перевірці можуть виникати помилки, пов'язані з кругленням чисел.

У випадку, коли розмірність у формі не відповідає Вашим потребам і змінювати її потрібно завжди, вийдіть з модуля "Картотека звітності" і перейдіть в модуль "Настройка". На закладці "Форми" в лівому вікні знайдіть необхідну форму звітності, натисніть "TAB" і перейдіть в поле "Од. виміру" в правому вікні. Натисніть "F3" - Довідник, виберіть одиницю виміру, натисніть "ENTER" та "F2" - Зберегти. Вибране значення буде основним по замовчанню.

Коли всі необхідні додатки будуть введені, набирайте основний документ. При цьому не забудьте відзначити звітний період (значками "х" або "+"), поставити дату прийому (якщо необхідно, у цьому полі по замовчанню встановлюється системна дата), після чого натисніть "F5" - Розрахувати форму. При цьому з'явиться вікно "Розрахунок звіту" із запитом "Виконати крос-підстановку полів з інших звітів? " Стрілкою праворуч (ліворуч) активізуйте кнопку "ОК" (вона стане більш світлою) і натисніть "ENTER".

Дані з додатків автоматично перенесуться в декларацію. Переміщуючись по полях, додайте необхідні значення, щоразу після введення натискуючи "F5" - Розрахувати форму (тому що вони використовуються в подальших розрахунках). По закінченні натисніть "F2" - Зберегти і "ESC" - Вихід. Ви повернетесь до реєстру.

Друк форм

Для того, щоб роздрукувати форму, виберіть її в "Реєстрі звітів", та відкрийте, натиснувши "ENTER". Натисніть "F10" - Меню та перейдіть в меню. Виберіть пункт "Документ". Якщо Ви запустили "ЗВІТ" в режимі Windows, виберіть пункт "Друк під Windows… Ctrl-F9". Завантажиться "Генератор звітів" з власним меню. На панелі інструментів "Друк" виберіть значок принтера і натисніть на нього. Якщо Ваш принтер уже настроєний, відбудеться друк. Якщо ні - підключіть та настройте принтер.

У випадку, якщо Ви запустили "ЗВІТ" в режимі DOS, виберіть пункт "Друк - F9". Ймовірно, з'явиться повідомлення "Помилка. Не встановлено жодного принтера!". В такому разі виберіть пункт "Настройка принтера". Натисніть "INSERT" - Створити і налаштуйте необхідний принтер. Під час вибору пристрою, Ви можете не знайти потрібного Вам принтера. Перейдіть в закладку "Довідники" цього ж вікна, виберіть закладку "Пристрої" та натисніть "INSERT" - Створити. З'явиться вікно "Пристрій друку". Використовуючи інструкцію з експлуатації Вашого принтера, заповніть поля, створивши таким чином необхідний пристрій. Після цього знову перейдіть на закладку "Принтери" і проведіть настроювання.

Експорт пакетів

Для того, щоб здавати звітність в електронному вигляді, необхідно сформувати пакет звітності. Перш ніж експортувати пакет, переконайтесь, що в реєстрі відповідного розділу знаходяться всі необхідні в даному періоді форми звітності, що всі вони надруковані, перевірені і не містять помилок.

Для формування пакету звітності виберіть " в модулі "Картотека звітності" пункт меню "Реєстр", а в ньому - "Експортувати пакет Alt-E". З'явиться вікно "Експорт пакету". Виберіть пристрій, на який буде записано файл, що вміщує звітність . Натисніть кнопку "ОК". Після цього почнеться процес формування файлу. Слідкуйте за повідомленнями системи. По завершенню процесу буде вказано, де знаходиться сформований пакет для здачі та його назва.

Резервне копіювання

Регулярне створення резервних копій баз даних - запорука збереження інформації. Щоб створити резервну копію виберіть пункт "Резервне копіювання" в модулі "Адміністратор". Виберіть пристрій, на якому буде зберігатись копія. Для створення копії натисніть "INSERT" - Створити. У вікні, що відкрилось, напишіть коментар до копії (для її подальшої ідентифікації) та натисніть кнопку "ОК". Розпочнеться процес створення резервної копії, по закінченні якого буде видане відповідне повідомлення. Запис з'явиться в реєстрі. Для відновлення виберіть копію з реєстра і натисніть "ENTER" - Відновити.

Встановлення пакетів оновлення

Для встановлення оновлення виберіть пункт "Встановлення пакету оновлення" в модулі "Адміністратор". У вікні, що з'явиться, натисніть "F3" та виберіть КАТАЛОГ, в якому знаходиться файл пакету. По замовчанню вибір починається з диску С:, тому при необхідності змініть пристрій та натисніть кнопку "ОК". В новому вікні, що відкрилось, встановіть курсор на найменування пакету оновлення і натисніть "OK". Почнеться процес оновлення. Якщо в каталозі знаходиться декілька пакетів різних версій, то активною буде лише поточна.